Dobra sala konferencyjna. Jakie standardy powinna spełniać?

Organizacja wyjazdu służbowego czy konferencji to nie lada wyzwanie. Na szczęście coraz więcej obiektów biznesowo-rekreacyjnych dysponuje profesjonalnym zapleczem do przygotowania szkoleń, wyjazdów integracyjnych czy spotkań branżowych. Zaplanowanie wydarzenia, jakim jest służbowa konferencja poza murami firmy niesie za sobą szereg zalet.

Zmiana otoczenia pozwoli uczestnikom wyjazdu na świeże i swobodne podejście do omawianych tematów, a także umożliwi dodatkową integrację zespołu. O czym zatem należy pamiętać organizując konferencję? Jakie standardy powinna spełniać nowoczesna i profesjonalna sala konferencyjna? Na te i inne pytania odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.

Czy lokalizacja obiektu ma znaczenie?

Najlepszym rozwiązaniem na organizację konferencji jest skorzystanie z oferty biznesowej hotelu. Zastanawiasz się dlaczego jest to bardziej korzystne niż wynajęcie sali konferencyjnej w mieście? Spieszymy z odpowiedzią. Otóż hotel w malowniczej okolicy daje zdecydowanie więcej możliwości. Przede wszystkim nocleg, posiłki, profesjonalnie wyposażone sale konferencyjne oraz przestrzeń rekreacyjna do wypoczynku w czasie wolnym. To wszystko pozwala na zorganizowanie nawet kilkudniowego wyjazdu. 

Jakie jest niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej?

Nowoczesna i wygodna sala konferencyjna powinna posiadać konkretne elementy wyposażenia. Warto, aby była ona klimatyzowana oraz bez problemu pomieściła odpowiednią ilość osób. Żadna konferencja biznesowa nie odbędzie się bez profesjonalnego ekranu, rzutnika, a także sprzętu audio i video. Warto także pamiętać o komforcie uczestników: wygodne krzesła, dostęp do wody, kawy, herbaty i przekąsek to obecnie podstawa. Estetyczny wystrój sali konferencyjnej również ma znaczenie. Dodaje prestiżu i rangi spotkaniu. 

Standardy bezpieczeństwa

Wybierając salę konferencyjną należy także zadbać o bezpieczeństwo uczestników. Priorytetem jest zatem to, aby sala spełniała wszystkie niezbędne wymogi BHP. Przed organizacją eventu koniecznie sprawdź, czy sala wyposażona jest w łatwo dostępne gaśnice przeciwpożarowe i alarm. Przeanalizuj ilość planowanych uczestników pod kątem dostępnej powierzchni. Na każdą osobę uczestniczącą w konferencji powinno przypadać dwa metry kwadratowe. Dodatkowo sala powinna mieć około 13 metrów kwadratowych wolnej przestrzeni. Odpowiednie miejsce na przeprowadzenie prezentacji to takie, które ma nienaganną akustykę. Sale konferencyjne muszą być odpowiednio wygłuszone, tak aby odgłosy z zewnątrz nie zakłócały przebiegu spotkania, a także powinny być badane pod kątem poziomu hałasu.