Organizacja konferencji – kilka podstawowych zasad

Organizacja konferencji, sympozjum lub kongresu zawsze jest wydarzeniem, które stanowi duże wyzwanie logistyczne. Poza samym sformułowaniem programu takiego wydarzenia należy stanąć jeszcze przed takimi wyzwaniami jak wybór przestrzeni, rejestracja użytkowników oraz ich zakwaterowanie, zorganizowanie posiłków, atrakcji oraz wycieczek – jeżeli wydarzenie ma być kilkudniowe.

Na początku warto sformułować listę uczestników oraz określić, jaka część z nich będzie występować w charakterze prelegentów, a ilu będzie biernych uczestników konferencji. Pozwoli to stworzyć szczegółowy program wystąpień, określić ich czas oraz kontrolować przebieg konferencji. Program wydarzenia z uwzględnieniem kolejności paneli, przerw technicznych oraz kawowych itp. musi zostać wcześniej przygotowany oraz z odpowiednim wyprzedzeniem przekazany wszystkim uczestnikom. Pozwoli im to lepiej przygotować się do dyskusji.

Szczególnie istotne jest umiejscowienie w harmonogramie przerw na posiłki, tak aby energia uczestników nie spadała. Umiejętne rozmieszczenie poczęstunku w trakcie trwania konferencji pomoże w zachowaniu skupienia podczas wszystkich wystąpień.

Konferencje kluczem do budowania silnego środowiska biznesowego 

Absolutnym minimum technicznym, poza dostępem do laptopa, na którym prelegenci będą mogli uruchomić prezentację, jest rzutnik oraz duży ekran, na którym można wyświetlić materiały. Warto także zadbać o nagłośnienie oraz o salę, która dysponuje odpowiednimi warunkami akustycznymi, co pozwoli na lepszą koncentrację podczas wystąpień. Dobrana na tę okazję przestrzeń powinna być schludna, minimalistyczna i nierozpraszająca uczestników.

Ważne jest także to, by zadbać o spójną oprawę wizualną konferencji. Chodzi o zaprojektowanie czytelnych oraz atrakcyjnych wizualnie broszur i materiałów promocyjnych. Miłym akcentem będzie także przygotowanie upominkowych gadżetów w tej samej konwencji wizualnej, co reszta elementów. Organizowanie konferencji biznesowych lub naukowych jest istotne z wielu względów. Przyczynia się do szybszego rozpowszechniania wiedzy w środowisku oraz tworzeniu się sieci społecznych w jego obrębie, co pozwala na lepszą współpracę i rozwój danej dyscypliny. 

 

Leave a Reply